Jeśli zarządzasz flotą kilkunastu lub kilkudziesięciu samochodów, wiesz jak to wygląda: każdy pojazd ma swój przegląd techniczny, ubezpieczenie, badanie UDT. Każdy kierowca — prawo jazdy, badanie lekarskie, kwalifikacje. Terminy się nakładają, daty przesuwają, a Excel przestaje nadążać.
Najczęstszy scenariusz? Ktoś zauważa problem dzień po tym, jak coś wygasło.
Ile terminów trzeba pilnować?
Przy 15 pojazdach i 10 kierowcach mamy:
- przeglądy techniczne (rocznie lub co 2 lata)
- ubezpieczenia OC i AC
- badania UDT — HDS, wózki, dźwigi
- legalizacje tachografów (co 2 lata)
- badania lekarskie i psychologiczne kierowców
- ważność praw jazdy i kwalifikacji CPC
To spokojnie 80–120 aktywnych terminów naraz. Nie da się tego trzymać w głowie ani skutecznie śledzić w tabeli, którą ktoś aktualizuje "od czasu do czasu".
Czemu arkusz kalkulacyjny nie wystarczy?
Excel nie wysyła przypomnień. Żeby cokolwiek zobaczyć, trzeba go otworzyć, przewinąć, porównać daty. Ktoś musi to robić regularnie — i ktoś musi pamiętać, żeby to robić.
W praktyce w większości firm nikt nie ma na to czasu. Terminy wychodzą przy okazji — albo gdy jest już za późno.
Jak to działa inaczej?
Zamiast sprawdzać — dostajesz maila.
W TMS Twoja Flota wpisujesz terminy raz: przegląd, ubezpieczenie, badanie lekarskie, cokolwiek ważnego dla Twojej floty. System sam liczy, kiedy się zbliża termin i wysyła przypomnienie na email — 30, 14 lub 7 dni wcześniej, jak wolisz.
Nie musisz nic sprawdzać. Dostajesz wiadomość wtedy, gdy jest jeszcze czas, żeby spokojnie coś załatwić.
System obsługuje zarówno terminy cykliczne (przegląd co rok przesuwa się automatycznie po odnowieniu) jak i jednorazowe (konkretna data wygaśnięcia polisy).
Co możesz monitorować?
- przeglądy techniczne pojazdów
- ubezpieczenia OC i AC
- badania UDT
- legalizacje tachografów
- badania lekarskie i psychologiczne kierowców
- ważność praw jazdy i kwalifikacji zawodowych
- własne terminy — cokolwiek istotnego w Twojej firmie
Dla kogo to ma sens?
Dla firm, które mają flotę od kilku pojazdów wzwyż i czują, że terminy zaczynają im uciekać. Nie trzeba być dużą korporacją — wystarczy kilkanaście aut i brak ochoty na cotygodniowe siadanie do Excela z nerwami.