Niestandardowe przypomnienia w TMS Flota – jak dodać własny termin do pojazdu lub kierowcy
Przegląd techniczny, ubezpieczenie OC, badania lekarskie – to terminy, które TMS Flota śledzi automatycznie. Ale co z wymianą oleju wykonaną poza harmonogramem? Albo z kontrolą stanu klocków hamulcowych, którą sam chcesz zaplanować i o której nie chcesz zapomnieć? Do tego służą niestandardowe przypomnienia – Twój własny typ terminu, który pojawia się na liście nadchodzących zdarzeń dokładnie tak samo jak te standardowe.
Czym jest niestandardowe przypomnienie w TMS Flota
Niestandardowe przypomnienie to dowolny termin, który sam definiujesz i przypisujesz do konkretnego pojazdu lub kierowcy. Możesz opisać go jak chcesz – bez ograniczenia do predefiniowanych kategorii. Gdy data się zbliży, przypomnienie trafi na listę nadchodzących terminów, tak samo jak przegląd czy OC – i wygeneruje powiadomienie e-mail.
Kilka przykładów, kiedy to się przydaje:
- Kontrola klocków hamulcowych – zaplanowana przez serwis na za 6 miesięcy, ale poza standardowym harmonogramem.
- Wymiana filtra kabinowego po sezonie.
- Oddanie pojazdu do zabudowy / oznakowania foliowego.
- Sprawdzenie stanu opon przed sezonem zimowym.
- Dowolne zadanie przypisane do kierowcy – np. odebranie dokumentów z urzędu.
Kto może dodać niestandardowe przypomnienie
Przypomnienie do pojazdu może dodać:
- Właściciel konta firmowego – do każdego pojazdu w flocie.
- Kierowca przypisany do pojazdu – może samodzielnie dodać przypomnienie do swojego auta po zalogowaniu do własnego panelu.
Dzięki temu nie musisz pośredniczyć w każdym zgłoszeniu – kierowca sam odnotowuje, że coś wymaga uwagi, a Ty widzisz to na swoim pulpicie.
Jak dodać niestandardowe przypomnienie do pojazdu – krok po kroku
Krok 1. Przejdź do karty pojazdu
W menu głównym wybierz Pojazdy, a następnie kliknij pojazd, do którego chcesz dodać przypomnienie.
Krok 2. Znajdź sekcję „Zadania i przypomnienia" i kliknij „Dodaj"
Na karcie pojazdu przewiń do sekcji Zadania i przypomnienia. Kliknij przycisk Dodaj.
Krok 3. Opisz przypomnienie i ustaw datę
Wypełnij formularz:
- Nazwa / opis – np. „Kontrola klocków hamulcowych – zlecona przez serwis".
- Data – kiedy chcesz otrzymać powiadomienie.
Krok 4. Zapisz – gotowe
Po zapisaniu przypomnienie pojawi się na liście nadchodzących terminów razem z pozostałymi datami pojazdu. System wyśle powiadomienie e-mail z wyprzedzeniem, które ustawiłeś w ustawieniach konta.
Wszystkie terminy – w tym niestandardowe przypomnienia – dostępne są również w formie wygenerowanego raportu PDF, który możesz pobrać lub przesłać do klienta.
Jak dodać przypomnienie do kierowcy (nie pojazdu)
Procedura jest analogiczna. Przejdź do Kierowcy → karta wybranego kierowcy → sekcja Zadania i przypomnienia → Dodaj. Przydaje się, gdy termin dotyczy konkretnej osoby, a nie samochodu – np. termin szkolenia BHP, odebranie nowego prawa jazdy po wymianie, czy odnowienie przepustki na zakład klienta.
Dlaczego warto korzystać z niestandardowych przypomnień zamiast notatek w kalendarzu
| Kalendarz / notatnik | Niestandardowe przypomnienie w TMS Flota |
|---|---|
| Termin jest tylko u Ciebie | Widoczne dla całego zespołu zarządzającego flotą |
| Nie widać, którego auta dotyczy | Przypisane do konkretnego pojazdu lub kierowcy |
| Musisz sam pamiętać o sprawdzeniu | Automatyczny e-mail z wyprzedzeniem |
| Nie ma historii | Zarchiwizowane po wykonaniu – zostaje ślad |
| Kierowca nie ma dostępu | Kierowca może sam dodawać i przeglądać swoje terminy |
Najczęstsze pytania
Czy niestandardowe przypomnienie pojawi się w e-mailu dziennym?
Tak. Wszystkie nadchodzące terminy – standardowe i niestandardowe – trafiają do podsumowania e-mailowego, jeśli masz włączone powiadomienia w ustawieniach konta.
Ile przypomnień mogę dodać do jednego pojazdu?
Bez limitu. Możesz mieć wiele aktywnych przypomnień jednocześnie – system wyświetla je wszystkie na liście nadchodzących terminów, posortowane według daty.
Czy kierowca widzi przypomnienia dodane przez właściciela konta?
Tak – kierowca widzi w swoim panelu przypomnienia przypisane do pojazdu, którym jeździ, niezależnie od tego, kto je dodał.
Podsumowanie
Niestandardowe przypomnienia w TMS Flota to prosty sposób na to, żeby żaden niestandardowy termin nie wypadł przez szczeliny. Zamiast rozsypywać daty po kalendarzu, karteczkach i mailu – trzymasz wszystko w jednym miejscu, razem z historią pojazdu. Każdy termin generuje powiadomienie, jest widoczny dla zespołu i można go przypisać zarówno do auta, jak i do konkretnego kierowcy.