Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu w aplikacji | TMS Flota

Sama informacja w Excelu o tym, kto aktualnie jeździ autem firmowym, to za mało. Kiedy przychodzi mandat z fotoradaru albo pojazd wraca z zarysowanym zderzakiem i pustym bakiem, zaczyna się szukanie winnego. Tradycyjny, papierowy protokół zdawczo-odbiorczy samochodu rozwiązuje ten problem, ale... nikt nie lubi go wypełniać, a kartki często giną.

Dlatego wprowadziliśmy do TMS Flota cyfrowy moduł przekazywania pojazdów. To rozwiązanie, które dopasowuje się do Twojej firmy — niezależnie od tego, czy potrzebujesz tylko notatki o zmianie kierowcy, czy pełnego, zabezpieczającego firmę dokumentu PDF ze zdjęciami.

Wydanie samochodu pracownikowi — 3 poziomy kontroli (Ty decydujesz)

Każda flota jest inna. W małej firmie rygorystyczne procedury tylko irytują, z kolei w dużej flocie rotacyjnej brak twardych dowodów generuje potężne straty. Dlatego w TMS Flota udostępniliśmy suwak, dzięki któremu jednym kliknięciem wybierasz, jak szczegółowa ma być karta przekazania pojazdu.

Poziom 0 — Szybka notatka (Dla małych flot)

Jeśli sam zarządzasz kilkoma autami, przekazanie samochodu pracownikowi nie wymaga biurokracji. W tym trybie po prostu przypisujesz pracownika do auta. System odnotowuje datę i godzinę, dzięki czemu w razie sporu wiesz, kto prowadził auto w danym momencie. Żadnych dodatkowych formularzy i pytań — klikasz i gotowe.

Poziom 1 — Podstawowy protokół przekazania pojazdu

Idealny kompromis między brakiem biurokracji a ochroną finansów firmy. Kiedy przypisujesz kierowcę do auta, na karcie pojazdu od razu wypełniasz szybki formularz. Co notuje system?

• Stan licznika: System pilnuje, aby nowy przebieg nie był niższy od poprzedniego.
• Stan paliwa i czystość: Zabezpieczenie przed zdawaniem brudnych aut z „rezerwą”.
• Uszkodzenia i zdjęcia: Menedżer lub kierowca może załączyć zdjęcie nowej rysy na karoserii od razu z poziomu telefonu.

Po zapisaniu, cyfrowa karta przekazania pojazdu zostaje trwale przypięta do osi czasu. Historia jest bezpieczna i zawsze dostępna.

Poziom 2 — Pełny protokół zdawczo-odbiorczy samochodu z akceptacją (PDF)

To rozwiązanie dla firm, które chcą mieć żelazną „podkładkę” i zautomatyzować obieg dokumentów. Zastępuje tradycyjny, drukowany protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu. Jak to działa w praktyce?

Krok 1: Weryfikacja wyposażenia i mail do kierowcy

Menedżer z poziomu aplikacji zaznacza, w jakim stanie wydaje samochód służbowy. Poza stanem licznika czy zdjęciami karoserii, odznacza tzw. inwentarz (np. wydano kartę Orlen, kluczyki, dowód rejestracyjny i gaśnicę — listę tę możesz sam edytować w ustawieniach). Po zapisaniu formularza system wysyła kierowcy e-mail. Kierowca jednym kliknięciem na swoim smartfonie (bez konieczności logowania się) potwierdza odbiór.

Krok 2: Zdanie auta i weryfikacja menedżera

Kiedy pracownik kończy korzystać z auta rotacyjnego, w swoim panelu klika „Zdaj pojazd”. Wypełnia krótki raport: stan licznika, paliwo, czy zwraca kluczyki. Menedżer dostaje powiadomienie i może zweryfikować te dane. Jeśli kierowca zadeklarował, że auto jest nienaruszone, ale menedżer fizycznie znajdzie nową rysę — system notuje tę rozbieżność.

Krok 3: Automatyczny dokument PDF

Zamiast trzymać dokumenty w segregatorach, system automatycznie generuje gotowy, estetyczny protokół zdawczo-odbiorczy w PDF. Znajdują się w nim wszelkie rozbieżności zaznaczone na żółto, historia uszkodzeń oraz dedykowane miejsce na podpisy.

Cyfrowa kontrola przekazań pojazdów to doskonały przykład filozofii TMS Flota: system ma rozwiązywać problemy Twojej firmy, a nie narzucać sztywne, korporacyjne ramy. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz prostej ewidencji kierowców, czy zabezpieczenia firmy za pomocą rozbudowanych protokołów — wystarczy przesunąć suwak.

Co ciekawe — ta funkcja nie powstała za biurkiem – zaimplementowaliśmy ją po zapytaniu od menedżerki floty, która szukała w naszym systemie sposobu na lepszą kontrolę aut rotacyjnych. Tworzymy TMS Flota w oparciu o prawdziwe, codzienne problemy firm transportowych.