Budżet floty i kontrola TCO w TMS Flota – Przewodnik krok po kroku

Planowanie wydatków operacyjnych to podstawa efektywnego zarządzania parkiem maszynowym. W systemie TMS Flota ustalasz roczny budżet na serwis, paliwo, koszty stałe i leasing — a system automatycznie pilnuje, czy nie przekraczasz założonych limitów TCO (Total Cost of Ownership). Gdy realizacja wydatków zbliży się do wyznaczonej granicy, otrzymasz natychmiastowe ostrzeżenie w panelu, zanim przekroczenie stanie się problemem przy rozliczeniu rocznym.

Krok 1: Jak ustawić budżet floty

Konfiguracja planu finansowego zajmuje mniej niż 2 minuty. Aby zdefiniować kwoty limitów:

1. Przejdź w menu głównym do sekcji Analityka → Budżet floty.
2. Po prawej stronie ekranu znajdziesz formularz Ustaw budżet {rok}.
3. Wprowadź planowane kwoty w polach:
   • Budżet serwisu – planowane koszty napraw, przeglądów i części,
   • Budżet paliwa – prognozowane wydatki na tankowania i karty flotowe,
   • Budżet kosztów stałych – ubezpieczenia OC/AC, przeglądy SKP i opłaty,
   • Budżet leasingu – raty leasingowe oraz wynajem długoterminowy.
4. Ustaw Próg alertu (%) – procent realizacji budżetu, po przekroczeniu którego system wyświetli ostrzeżenie (domyślna wartość to 80%).
5. Zapisz dane, klikając przycisk Utwórz budżet.

Krok 2: Kontrola realizacji budżetu i alerty przekroczeń

Po zapisaniu limitów system automatycznie przelicza sumę wprowadzonych faktur i ewidencji. Każda z czterech kategorii finansowych przedstawiona jest w formie przejrzystej karty z kwotą rzeczywistą, planowaną oraz kolorowym paskiem postępu:

• Pasek zielony: bezpieczny poziom wydatków (poniżej 60% limitu),
• Pasek żółty: umiarkowane zużycie budżetu (powyżej 60%),
• Pasek czerwony: przekroczenie zdefiniowanego progu alertu.

Jeśli którakolwiek z kategorii lub łączny budżet całej floty przekroczy ustalony próg procentowy, na górze ekranu pojawi się widoczny żółty lub czerwony baner informacyjny z dokładnym wyliczeniem procentu realizacji i kwoty przekroczenia.

Krok 3: Analiza TCO – Koszty per pojazd

Aby dowiedzieć się, które samochody generują największe wydatki w firmie, skorzystaj z tabeli Koszty per pojazd znajdującej się pod kartami kategorii.

Tabela zawiera szczegółowe rozbicie wydatków dla każdego auta z osobna:

• Koszty serwisu i napraw,
• Ewidencję i rozliczenie paliwa,
• Koszty stałe (polisy, przeglądy),
• Opłaty leasingowe,
• Łączną sumę TCO oraz wskaźnik kosztu na kilometr (zł/km).

Na samym dole tabeli znajduje się wiersz podsumowujący RAZEM, który prezentuje pełne zestawienie finansowe całej floty.

Krok 4: Eksport raportów do XLSX oraz PDF

Dane budżetowe możesz w każdej chwili wyeksportować i przekazać do działu księgowości lub zarządu. W prawym górnym rogu modułu znajdują się dwa przyciski:

• XLSX – generuje pełny plik Excel ze szczegółowym zestawieniem TCO, idealny do dalszej obróbki analitycznej,
• PDF – tworzy gotowy do druku, czytelny raport budżetowy w formacie dokumentu PDF.