Książka adresowa: baza miejsc i kontrahentów | TMS Flota
Jak działa książka adresowa w TMS Flota — baza miejsc załadunku i rozładunku do zleceń transportowych oraz ewidencja kontaktów (klientów, serwisów, dostawców) z importem danych z CSV lub Excela.
Książka adresowa floty — punkty załadunku i baza kontaktów
Ciągłe wpisywanie tych samych adresów załadunku i rozładunku czy ręczne szukanie numerów do warsztatów i ubezpieczycieli to częsta przyczyna pomyłek w dokumentach i straty czasu. W TMS Flota służą do tego dwa zintegrowane moduły: Miejsca (baza lokalizacji) oraz Kontakty (baza firm i osób). Oba tworzą stałą książkę adresową, którą uzupełniasz raz i używasz wielokrotnie.
Baza miejsc załadunku i rozładunku (Miejsca)
W menu bocznym przejdź do zakładki Transport → Miejsca. Zobaczysz tutaj czytelną listę z zapisanymi nazwami, adresami oraz uwagami dotyczącymi konkretnych punktów na mapie, wraz z szybką wyszukiwarką u góry.
Jak powstają nowe miejsca? Nie musisz wprowadzać ich na zapas. Nowe lokalizacje tworzą się automatycznie podczas wystawiania zlecenia transportowego (wystarczy zaznaczyć opcję „Utwórz nową lokalizację” w formularzu zlecenia). Od tego momentu miejsce jest zapisane w bazie i dostępne do błyskawicznego wyboru w kolejnych frachtach. Kliknięcie wiersza lub ikony ołówka pozwala w dowolnym momencie edytować dane lokalizacji.
Jak dodać nowego kontrahenta lub serwis?
Moduł Kontakty pozwala uporządkować bazę relacji biznesowych Twojej firmy — od klientów i spedycji, po warsztaty naprawcze i dostawców kart paliwowych.
- Przejdź do Transport → Kontakty i kliknij przycisk Dodaj kontakt.
- Wybierz odpowiedni Typ kontaktu: Klient, Podwykonawca, Warsztat / Serwis, Ubezpieczyciel, Spedytor, Agencja celna, Dostawca lub Inny.
- Uzupełnij kluczowe dane: pełną nazwę, numery telefonów, e-mail, NIP, adres strony WWW oraz adres siedziby.
- Zapisz formularz.
Import bazy kontaktów z pliku CSV lub Excel
Jeśli posiadasz już zebraną bazę kontrahentów w arkuszu kalkulacyjnym, nie musisz przepisywać jej ręcznie. W zakładce Transport → Kontakty wybierz opcję Import. System obsługuje pliki w formacie CSV (z separatorem średnika lub przecinka) oraz pliki XLSX (do 500 rekordów w jednym pliku).
W kolejnym kroku intuicyjny kreator pozwoli Ci sparować kolumny z Twojego pliku (np. NIP, Nazwa, Telefon) z właściwymi polami w systemie TMS Flota.
Zarządzaj flotą bez wysiłku
TMS Twoja Flota pilnuje terminów za Ciebie i wysyła raporty e-mail. 14 dni bezpłatnie.
Brakuje Ci ważnej dla Ciebie funkcjonalności?
Nasz cel to dostarczenie narzędzi do zarządzania Twoją Flotą. Jeśli czegoś brakuje napisz do: dawid.gacek@adapt-it.pl