Karta pojazdu w TMS Flota – wszystko o aucie w jednym miejscu
Jeden pojazd, jedna strona. Karta pojazdu w TMS Flota to centralny punkt informacji o konkretnym aucie: przypisany kierowca, skany dokumentów, zbliżające się terminy, zdjęcia, notatki i własne przypomnienia. Ten przewodnik pokazuje, co znajdziesz w każdej sekcji i jak to wszystko razem działa.
Jak przejść do karty pojazdu
W menu głównym wybierz Pojazdy, a następnie kliknij dowolny pojazd z listy. Zostaniesz przeniesiony na jego kartę szczegółów.
Co znajdziesz na karcie pojazdu
Przypisany kierowca
W górnej sekcji karty widoczny jest kierowca aktualnie przypisany do pojazdu. Przypisanie zmienisz w formularzu edycji pojazdu — zmiana jest natychmiastowa i widoczna od razu po zapisaniu.
Skany dokumentów
Do karty pojazdu możesz dołączyć dowolne pliki — PDF lub zdjęcia. Polisa OC, dowód rejestracyjny, zaświadczenie UDT, protokół odbioru — wszystko w jednym miejscu, dostępne po zalogowaniu z każdego urządzenia. Szczegółową listę dokumentów, które warto trzymać przy pojeździe, opisaliśmy w osobnym artykule na naszym blogu.
Terminy ważności
To sekcja, którą TMS Flota monitoruje automatycznie. Każdy pojazd ma przypisane typowe terminy – OC, przegląd techniczny, badanie tachografu, UDT i inne. System śledzi daty i wysyła powiadomienia e-mail z wyprzedzeniem 30, 14, 7 i 1 dnia przed upływem każdego terminu.
Wszystkie zbliżające się terminy widoczne są też w dedykowanym widoku Terminy dostępnym z menu głównego – jeden ekran, cała flota, posortowane po dacie. Więcej o pilnowaniu przeglądów technicznych przeczytasz w osobnym artykule na naszym blogu.
Notatki i zdjęcia
Do pojazdu możesz dodać dowolną liczbę notatek tekstowych i zdjęć. Każde zdjęcie ma przypisaną datę — co pozwala dokumentować stan pojazdu w czasie. Przydaje się przy odbiorach, zdarzeniach drogowych, naprawach lub kontrolach stanu technicznego. Historia zdjęć zostaje w systemie i jest dostępna zawsze, gdy jej potrzebujesz.
Jak dodać własne przypomnienie do pojazdu – krok po kroku
Poza automatycznymi terminami możesz dodać do pojazdu własne przypomnienia – dowolnie opisane zadania z datą, np. kontrola klocków hamulcowych, oddanie pojazdu do serwisu, umówienie przeglądu sezonowego. Działają dokładnie tak samo jak terminy standardowe: pojawią się na liście terminów i wygenerują e-mail przypominający.
Krok 1. Znajdź sekcję „Zadania i przypomnienia" na karcie pojazdu
Przewiń kartę pojazdu do sekcji Zadania i przypomnienia. Kliknij przycisk + Dodaj.
Krok 2. Opisz zadanie i wybierz datę
Wypełnij dwa pola:
- Opis – np. „Kontrola klocków hamulcowych – zlecona przez serwis 15.07" lub „Umówić wymianę opon na zimowe".
- Data – kiedy chcesz otrzymać przypomnienie.
Kliknij Dodaj.
Krok 3. Zadanie widoczne natychmiast na karcie pojazdu
Po zapisaniu zadanie pojawi się od razu w sekcji Zadania i przypomnienia na tej karcie pojazdu.
Gdzie jeszcze zobaczysz to przypomnienie
Na liście wszystkich terminów floty
Każde własne przypomnienie trafia automatycznie do widoku Terminy – razem z terminami OC, przeglądów i pozostałych dat całej floty. Widzisz wszystko w jednym miejscu, posortowane po dacie, bez względu na to, do którego pojazdu przypisane jest zadanie.
W powiadomieniu e-mail
Gdy zbliży się ustalona data, system wyśle e-mail przypominający – tak samo jak przy standardowych terminach. Nie musisz sprawdzać systemu codziennie – informacja sama do Ciebie dotrze.
Szczegółowy opis własnych przypomnień – w tym jak dodawać je do kierowców, a nie tylko pojazdów – znajdziesz w osobnym artykule na naszym blogu.
Karta pojazdu – co daje całościowy widok
| Sekcja | Co zawiera | Jak działa |
|---|---|---|
| Kierowca | Aktualnie przypisany kierowca | Zmiana w formularzu edycji |
| Dokumenty | Skany plików PDF i zdjęć | Upload z dowolnego urządzenia, dostęp po zalogowaniu |
| Terminy ważności | OC, przegląd, tachograf, UDT i inne | Automatyczne e-maile 30 / 14 / 7 / 1 dzień przed |
| Zdjęcia i notatki | Fotodokumentacja stanu pojazdu z datą | Dodawane ręcznie, historia zostaje w systemie |
| Zadania i przypomnienia | Własne terminy dowolnego typu | Pojawiają się na liście terminów i wysyłają e-mail |
Najczęstsze pytania
Czy kierowca widzi kartę swojego pojazdu?
Tak. Kierowca po zalogowaniu widzi kartę przypisanego mu pojazdu – dokumenty, terminy i własne przypomnienia. Może również dodawać przypomnienia dla tego konkretnego samochodu. Nie ma dostępu do pozostałych aut we flocie.
Czy zdjęcia i notatki pojazdu są widoczne w raportach?
Zdjęcia i notatki służą jako wewnętrzna dokumentacja. Automatyczne przypomnienia i terminy – zarówno standardowe, jak i własne – pojawiają się natomiast w widoku Terminy i generują powiadomienia e-mail.
Podsumowanie
Karta pojazdu w TMS Flota to jedno okno, w którym znajdziesz wszystko co dotyczy konkretnego auta: przypisanego kierowcę, skany dokumentów, zbliżające się terminy z automatycznymi alertami, fotodokumentację stanu pojazdu oraz własne zadania i przypomnienia. Zamiast szukać informacji w e-mailach, folderach i arkuszach – otwierasz jedną stronę i masz pełny obraz.